Email is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Het is een middel van converseren die door de afzender kan worden gebruikt waar en wanneer hij maar wil, en de ontvanger bepaalt ook zelf waar, wanneer en of de email geopend wordt. Geen gedoe meer van postzegels die op zijn of een brievenbus lichting die net geweest is en pas na het weekend weer vervolgd wordt. Bijlages meesturen, linkjes die direct openen met een muisklik, grote groepen ontvangers tegelijk aanschrijven. Het kan niet op. Waar zouden we zijn zonder email.
Er zijn echter vijf regels die ik tracht te hanteren. En waarvan ik hoop dat de lezer er ook wat aan heeft. Om te voorkomen dat emailplezier ontaardt in emailirritatie.
- Denk na over wie er in de actie (To), info (Cc) en blinde info (Bcc) komt. Niet alleen hoeven sommige personen niet alles te weten, maar het is ook niet aan de zender om ieders emailadres prijs te geven. Een groeps-email (kerstkaart, uitnodiging) kan in zijn geheel naar de Bcc. Ik ken iemand die in een leidinggevende positie zit. Hij opent geen enkele email die "Cc aan hem is geschreven". Ik ken ook iemand die een er de gewoonte van maakt om als hij iemand per email "de waarheid verteld", diens leidinggevende in de Bcc te zetten.
- Antwoord niet automatisch met "Allen Beantwoorden (Reply to All)". Iedereen moet dan alles weer lezen en als er een beetje lange emailtrein ontstaat, moet je gewoonweg wel afdrukken om de lijn van het betoog te ontwarren. Ik zie wel eens een uitnodiging voorbij komen. En dan zijn er luitjes die automatisch aan IEDEREEN willen antwoorden dat ze niet kunnen en waarom dan wel. Wat moet ik met die info? Regelmatig komt daar dan van iemand anders weer een antwoord op...aan allen. Vreselijk!
- Stuur niet zomaar elke bijlage mee. Er is niets vervelender dan een een bijlage die niet te openen is. Software producenten veranderen hun formats nog wel eens. En als de ontvanger dan een oudere versie van het programma heeft, of het programma zelfs helemaal niet heeft, volgen er vele belletjes, replies etc. om dat weer recht te trekken. Een klein telefoontjes vooraf had dit wellicht kunnen voorkomen. En jouw supersnelle breedband verbinding hoeft niet automatisch ook aan de andere kant aanwezig te zijn. Het is dan bij de ontvanger of je met een limonade rietje het riool moet leegzuigen.
- Voorkom een ellenlange email trein. Ik lees een boek of een krant van links naar rechts en van boven naar beneden. Ik heb dan ook niet begrepen, waarom antwoorden op een email bovenop de originele komen. Je moet dus als een sambadanser op en neer door de hele trein heen om te begrijpen waar het over gaat. Ten einde raad print je de email dan maar. En dan het heeft het verminderen van papiergebruik al gauw een lagere prioriteit. Dubbelzijdig printen levert dan nog een beetje milieubewust gevoel op. En waarom niet in het bovenste antwoord even aangeven waar de trein daaronder over gaat. Zeker als er nieuwe ontvangers aan jouw email zijn toegevoegd. Die weten nog van niks...
- Gebruik email als toevoeging aan en niet ter compensatie van het bespreken van een belangrijk onderwerp. Dit is voor mij de moeilijkste regel want soms kun je niet een hele groep belanghebbenden tegelijk aanspreken, zelfs niet met webcam sessies waar velen tegelijk aan deel kunnen nemen. De anderen zijn op dat moment niet beschikbaar of hebben niet de mogelijkheid om te webcammen. Een telefoongesprek vooraf of desnoods achteraf is wel zo fatsoenlijk. Want anders zit iemand op zijn werk of thuis met vele vragen die op dat moment onbeantwoord blijven. Pas in een gesprek kun je uitleggen wat je bedoelt, niet in een email.
Email is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven, zeker niet uit het mijne. Maar met bovenstaande regels kan het zomaar zijn, dat email een verrijking en een zegen blijft, zonder irritatie of afkeer.
No comments:
Post a Comment